---
title: "Invoeren BOG contract"
canonical: "https://www.informant.nl/space/Extern/114294896/Invoeren%20BOG%20contract"
format: markdown
---
Bovenstaande instructie geeft u een indruk van de invoer van een huurcontract voor bedrijfsonroerend goed (o.a. kantoor, bedrijfsruimte, winkelruimte). Dit kan een contract voor één unit betreffen, maar ook een contract voor meerdere units. In de basis is de invoer gelijk aan elkaar, echter met het verschil dat er of één unitnummer bij het contract wordt ingevuld (zie hiervoor [Invoeren Woning contract](https://informant-software.atlassian.net/wiki/spaces/externdoc/pages/114655299/Invoeren+woning+contract)) of dat bij het contract aangegeven moet worden welke units onderdeel uitmaken van het contract. Dan wordt unitnummer bovenin leeggelaten en worden deze bij knop Units gekoppeld aan het contract. Dit vertaalt zich ook in een andere invoer van de prijsregel. In bovenstaande instructie is uitgegaan van een contract met meerdere units, zodat het complex ingedeeld kan worden in de verschillende units en een huurder meer dan één unit kan huren.
**Enkele belangrijke gegevens om in te voeren**
**Ingangsdatum: **de datum waarop het contract ingaat. Deze datum wordt ook gebruikt voor *periode eerste prolongatie.* Deze dient u bij een startmoment met Informant aan te passen, bij een nieuw huurcontract gaat dat dan vanzelf goed.
**Opzegtermijn**: het aantal perioden (lees maanden) opzegtermijn van het betreffende contract. Deze wordt gebruikt om o.b.v. de eerste volgende expiratiedatum de uiterste opzegdatum te bepalen.
**Contractsoort:** selecteer het soort contract uit de lijst. Deze lijst kunt u zelf aanvullen met uw eigen contractensoorten. Deze contractensoorten kunt u op vele plekken gebruiken als selectiecriteria.
**Expiratietermijnen:** voor de zakelijke huurovereenkomsten is er vaak geen einddatum, maar zijn er verschillende expiratietermijnen die telkens verlengt worden.
**Eerste prolongatiemoment: **deze dient op het jaar de de periode te staan waarvoor voor het betreffende contract de eerste prolongatie aangemaakt wordt vanuit Informant. Deze wordt standaard overgenomen o.b.v. de ingangsdatum van het het huurcontract. Bij een nieuw huurcontract gaat dit vanzelf goed, maar bij overname van beheer of nieuwe invoer dient u hierop te letten
**PDF getekende overeenkomst: **de PDF van de getekende overeenkomst zodat deze vanuit Informant eenvoudig te raadplegen is. Sleep deze PDF naar de knop toevoegen document.
**Factuurreferentie:** als uw huurder een altijd een referentienummer op zijn factuur wil hebben, dan kunt u deze bij Factuurreferentie invullen. Let op dat u dit veld wel toevoegt in uw template.
**Expiratietermijnen ingeven**
Voor de zakelijke huurovereenkomsten zijn verschillende expiratietermijnen gangbaar. Deze kunt u in kader *Expiratietermijnen *ingeven. In de instructie opname hebben we een voorbeeld ingevoerd van een expiratietermijn voor 5 jaar. Informant signaleert bij het opstarten van Informant op deze opzegdatum van de lopende expiratietermijn. Deze opzegdatum wordt bepaald door de opzegtermijn af te halen de expiratiedatum.
> ⚠️ Heeft u alleen een expiratiedatum en geen echte einddatum dat uw huurder vertrekt, dan laat u altijd einddatum en laatste jaar/periode **leeg! **Het contract stopt dan namelijk met prolongeren.
**Meerdere units toevoegen aan het contract**
In de instructie is terug te zien hoe een huurcontract aan meerdere unit gekoppeld wordt. Op deze wijze kunt u het complex altijd voorzien van de werkelijke indeling v.w.b. de units en ziet u per unit altijd het verloop. Op dit tabblad kunt u ook de Unitomschrijving invullen die gebruikt zal worden voor bijvoorbeeld de Huurfactuur. De hier ingevuld omschrijving zal in het veld UNITOMSCHRIJVING worden gezet.
> ℹ️ Is een contract eerste gekoppeld aan één unit dan kunt u later eenvoudig het contract omzetten naar een contract met meerdere units. Door te klikken op de knop 'Koppelen units', wordt de unit bij het contract leeggemaakt en toegevoegd op het Unit tabblad van het contract en wordt een specificatieregel aangemaakt.
**Invoeren van de bedragen**
Bij de bedragen is er een aantal punten waar u op moet letten. De belangrijkste is dat bij kader **Prolongeren** de eerste periode voor de prolongatie goed staat. Als u bijvoorbeeld start met Informant per 2025 januari dan moeten alle contracten bij **Eerste jaar/periode** 2025 01 hebben staan. Dit moment heeft u samen met uw consultant bepaald. Bij laatste jaar/periode vult u meestal niets in. Informant vult deze rubriek automatisch, zodra u een **Einddatum** ingeeft op het tabblad gegevens.
De melding om het Unit adres over te nemen krijgt u alleen als u bij de Relatie het vestigingsadres heeft leeggelaten en als u deze vraag met Ja beantwoordt, dan wordt het Unit adres automatisch als vestigingsadres bij de relatie ingevoerd.
**Ingeven van de bedragen op de prijsregel**
De prijsregel is een belangrijke stap tijdens de invoer van het huurcontract, en dit dient zorgvuldig te gebeuren. De prijsregel bepaalt bij de prolongatie het bedrag, of er een factuur uit gaat komen, of de vordering meegenomen wordt in een automatisch incasso bestand en kan van invloed zijn op de servicekosten afrekening en de BTW verrekenbaarheid op basis van de ingevoerde vierkante meters.
De **Ingangsperiode** bepaalt wanneer de prijsregel geldig is voor de prolongatie. Omdat in het voorbeeld de eerste periode op 2025 – 01 staat wordt deze overgenomen, maar als er bijvoorbeeld vanaf 2025-04 een ander bedrag van toepassing zou zijn, dan kan dat nu ook al ingegeven worden.
Het invoeren van de bedragen gaat voor een contract met meerdere units net wat anders dan een contract waarbij maar één unit geselecteerd is. Bij een contract met meerdere units moet achter bijvoorbeeld *Huur *op *Invoeren *worden geklikt. U geeft namelijk in de achterliggende specificatie de bedragen per unit in. Op deze manier wordt de opbrengst ook direct op de juiste unit geboekt.
> ℹ️ In de Factuurtemplate kunt u zelf bepalen of het totaal per vorderingsoort getoond moet worden of juist alle specificatieregels. Let wel op dat, als u voor specificatieregels kiest, ook altijd alle specificatieregels bij elkaar komen te staan. U kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld op het eerste blad van uw factuur de totalen te tonen en op een tweede blad alle specificatie regels ter onderbouwing. Maar alleen de totalen op de factuur en de onderbouwing voor uzelf vastleggen is uiteraard ook een goede optie.
Als u alles heeft ingevoerd, dan kunt u de prijsregel opslaan en ziet u de prijsregel bij het contract staan met de bedragen, of er een factuur uit zal komen en of er een incasso machtiging is.
**De verhoging / indexering afspraak**
Met de invoer van de prijsregel heeft u de actuele bedragen ingevoerd in Informant welke gebruikt worden voor de prolongatie. Deze bedragen zullen in de toekomst echter gaan veranderen door de periodieke huurverhogingen en indexeringen. Het doorvoeren hiervan is binnen Informant een druk op de knop.
Informant moet echter wel weten wanneer het huurcontract geïndexeerd moet worden en volgens welke methode. U kunt kiezen uit diverse methodes, maar in deze instructie worden de twee meest voorkomende methodes beschreven. Bij bedrijfsonroerend goed wordt er meestal verhoogd op basis van de prijsindexcijfers**.**
De indexering op basis van een prijsindex cijfer geldt voor de meeste geliberaliseerde woningen en de commerciële contracten en dit stelt u als volgt in. Het voorbeeld gaat uit van een eerstvolgende indexering per 2025-01 (januari). Meestal wordt er gebruik gemaakt van *Periodecijfers *en de vertragingsfactor is **16** maanden terug voor het oude cijfer en **4** maanden terug voor het nieuwe cijfer t.o.v. de periode verhoging. Maar *Jaarcijfers* zijn uiteraard ook mogelijk.
Tegenwoordig is een *Opslagpercentage *ook mogelijk op basis van de nieuwe ROZ contracten. Wanneer u dit aan vinkt en het percentage leeg laat, dan kunt bij het aanmaken van de indexering aangeven welk percentage er gebruikt dient te worden als opslag. Maar ook een minimale verhoging, met daarboven een gestaffelde indexering is mogelijk. Dat is alleen mogelijk als er niet gewerkt wordt met een opslag percentage.
> ℹ️ Een voorbeeld voor het invullen van een gestaffelde indexering is als volgt:
> ℹ️
> ℹ️ 
> ℹ️
> ℹ️ Minimale verhoging is 2%
> ℹ️ Bedrag verhoging tussen de 2% en 5% wordt 100% van doorberekend
> ℹ️ Bedrag verhoging tussen de 5% en 6% wordt maar 75% van doorberekend
> ℹ️ Bedrag verhoging tussen de 6% en 7% wordt maar 50% van doorberekend
> ℹ️ Bedrag verhoging tussen de 7% en 8% wordt maar 25% van doorberekend
> ℹ️ Bedrag verhoging boven de 8% wordt niet doorberekend
**Waarborg en Bankgarantie**
Om de invoer van het contract compleet te maken kunt u bij de Garanties nog informatie kwijt over de afgegeven *bankgarantie *of over de *waarborgsom*. De bankgarantie gegevens staan op zichzelf, maar de waarborgsom heeft nog een korte toelichting nodig.
Eerder is al de rubriek waarborgsom kort langsgekomen, maar als u de waarborg als volgt invult bij het startmoment, dan kunt u daarna de knoppen gebruiken om de waarborgsom te crediteren. De rubriek *Beheer *heeft hier geen invloed op overigens, maar de rubriek *Bedrag beginstand waarborgsom *is hierop wel van invloed en de rubriek *Bedrag *bepaalt het bedrag dat vervolgens gecrediteerd zal gaan worden.