---
title: "Stap 7: Invoeren complex & unit"
canonical: "https://www.informant.nl/space/Extern/102209659/Stap%207%3A%20Invoeren%20complex%20%26%20unit"
format: markdown
---
Zodra de eigenaren en huurders zijn ingevoerd in uw beheer administratie is het tijd om de bakstenen in te voeren. In Informant zijn dit de complexen en de units. Op basis van de complexen en units kunt u bij de volgende stap de [huurcontracten invoeren](https://informant-software.atlassian.net/wiki/spaces/externdoc/pages/101979452/Stap+8+Invoeren+huurcontracten) worden.
**Wat is een complex in Informant?**
Voordat er uitgelegd gaat worden wat er van een Complex ingevoerd dient te worden, geven we u eerst de definitie van een Complex in Informant en geven we u een opsomming van enkele afwegingen om iets als Complex te benoemen.
Een Complex in Informant is het gebouw met daaronder een groep bij elkaar behorende units (verhuurbare eenheden). Dat kan een appartementen complex zijn, een bedrijfsverzamelgebouw, een straat, etc. Enkele afwegingen om als Complex aan te maken zijn:
- Per complex komt er een huurafrekening uit Informant
- Een serviceafrekening zal tijd per complex gebeuren
- Kosten en opbrengsten worden per complex geboekt
- Meldingen en opdrachten worden op complex (en op unit niveau) aangemaakt
> ℹ️ Twijfelt u over de invoer van een complex? Raadpleeg onze helpdesk of uw consultant om foutieve invoer te voorkomen.
**Het complexnummer**
In Informant krijgt het complex altijd een nummer. Het complexnummer is geen automatisch aangemaakt nummer, maar dient zelf bepaald te worden. U heeft bijvoorbeeld al gebouwnummers of u wilt ze t.b.v. overzicht selecties bij elkaar zetten. Veel overzichten werken namelijk met een ‘Van t/m selectie’ en dan is een aansluitende reeks handig.
> ⚠️ **Let op: **In onze standaard opzet staat het complexnummer op 6 posities. Dit complexnummer kan, indien gewenst, aangepast worden naar een andere aantal, maar maximaal op 6 posities. Mocht u deze aan willen passen zorg er dan voor dat u dit **vooraf** met uw consultant heeft kortgesloten. Voordat met de invoer wordt begonnen kunnen wij dit namelijk nog aanpassen, maar zodra éénmaal gestart is met het aanmaken van complexen is dit niet meer mogelijk.
**Wat voert u in bij het complex?**
Op basis van de standaard administratie treft u complex 900000 reeds ingevuld aan. U kunt deze wijzigen of gebruiken als standaard complex. Voor deze instructie gaan wij echter complex 100000 aanmaken. Na het ingeven van het *complex nummer* kunt u de *complexomschrijving* invoeren.
Bij een bestaand complex komt u altijd op het tabblad *Overzicht* uit, maar bij een nieuw in te voeren complex kunt u direct op het tabblad *Algemeen**** ***starten met de invoer van de gegevens van het complex. Heeft u een *huishoudelijk reglement,* dan kunt u deze naar de knop *Voeg document toe* toeslepen. De tabbladen *Totalen *en *VvE *kunt u ook invullen en bij menukeuze *Locatie* kunt u eventueel al enkele foto’s aan het complex toevoegen.
**Eigenaar koppelen aan complex**
Na de invoer van de *algemene complex* gegevens dient u op het tabblad ***Eigenaar***** **de eigenaar van het betreffende complex te koppelen. Mocht u dit vergeten en het complex opslaan zonder eigenaar, dan komt er een reminder bij het opslaan dat er nog geen eigenaar is gekoppeld.
Zodra u op **Nieuwe eigenaar** heeft geklikt kunt u bij Eigenaar de eigenaar selecteren die u bij de [stap Invoeren eigenaren](https://informant-software.atlassian.net/wiki/spaces/externdoc/pages/102012161/Stap+4+Invoeren+eigenaren) heeft aangemaakt. Ontbreekt de eigenaar dient dus deze stap eerst uit te voeren. Bij de *ingangsperiode *raden wij aan om bij een nieuwe administratie een periode in te vullen die altijd ligt voor de eerste prolongatie en afrekenperiode. Dit i.v.m. de invoer van bijvoorbeeld beginstanden.
Bij de periode **Volgende afrekening** geeft u de eerste periode in wanneer u via Informant uw huurafrekening aan wilt gaan maken voor dit complex. In bovenstaand voorbeeld is de eerste afrekenperiode dus januari 2020 en de periode afrekening zal per maand plaatsvinden.
**Belangrijke stap: De complexinstellingen**
In het voorbeeld is complex 100 Kwaklaan 9 – 9a aangemaakt en is het complex gekoppeld aan de eigenaar. Bij het complex is er nog één belangrijke instelling die gedaan moet worden en deze instelling houdt verband met de contract invoer en latere prolongatie en huurafrekening.
Net als bij het ‘vergeten’ van het toevoegen van een eigenaar, komt Informant ook altijd vanzelf al met het scherm van de complexinstellingen bij de invoer van een nieuw complex.
> ⚠️ **Let op:** dit gebeurt alleen de eerste keer dat hij automatisch met dit scherm komt. Voor de handleiding laten wij u echter zien op welke knop u bij het complex kunt klikken om op de juiste plek uit te komen
Omdat in de standaard administratie, die u als uitgangspunt heeft gebruikt voor deze beheer administratie, al een complex aanwezig is kunt u deze complex instellingen kopiëren. Zorg er dus samen met de consultant voor dat dit standaard complex al helemaal goed staat voor uw situatie. Na **Start kopiëren*** *worden de complex instellingen gekopieerd van uw standaard complex. U hoeft enkel nog de specifieke wijzigingen door te voeren.
Voor een snelle start met Informant zal dat vooral op het tabblad Afrekening instelling zijn. Op de tabbladen *Toegestane vorderingsoorten *en *Opbrengst instelling* zult u enkel sporadisch iets wijzigen in overleg met de consultant. Deze tabbladen zijn namelijk van belang voor de vorderingsoorten die u later kunt invullen bij de contracten en op welke grootboekrekeningen en kostensoorten de prolongatie geboekt zal worden.
Op het tabblad **Afrekening instellingen** geeft u aan welke provisiesoort er voor dit complex van toepassing is. Hierna slaat u de complex instellingen op en kunt u verder met de invoer van het complex en het aanmaken van de units.
**Aanmaken van de units op het complex**
De basisgegevens van het complex zijn ingevuld, de eigenaar is aan het complex gekoppeld en de complex instellingen zijn gedaan. Nu is het tijd om de verschillende units (verhuurbare eenheden) toe te gaan voegen aan het complex. De definitie van een unit is de kleinst verhuurbare eenheid binnen het complex. Dat kan een kantoor zijn, een appartement, een woning, een kamer, een studio of een deel daarvan. Zorg ervoor dat een unit voor u een praktische eenheid is voor de invoer van de huurcontracten en ook voor bijvoorbeeld de servicekosten afrekening.
> ⚠️ **Let op:** Het aanmaken van de units wordt in deze documentatie gedaan op basis van de koppeling met de BAG- en EP online API. Hierdoor worden gegevens (indien aanwezig) automatisch opgehaald en ingevuld. Deze optie kan aan/uit worden gezet in de Manager bij de betreffende koppelingen. Op basis van deze API’s worden het adres en het BAG-id automatisch gevuld en wordt ook het energielabel opgehaald uit het EP-Online register.
**Automatisch een Reeks units aanmaken**
Het aanmaken van de units op het complex kunt u op twee manieren doen. De snelste manier voor het aanmaken van meerdere units in één keer is door bij het *Complex* op het tabblad ***Units ***gebruik te maken van de knop **Reeks aanmaken**.
Zodra de gewenste gegevens zijn ingevuld en ook is aangegeven welke reeks aan huisnummers u aan wilt maken, klikt u op **Start aanmaken**. Vervolgens worden de units aangemaakt die binnen de reeks vallen. Het huisnummer wordt dan gebruikt als **Unitnummer** en de adressen en de omschrijvingen worden automatisch ingevuld. Met *Reeks aanmaken* maakt u dus op een eenvoudige manier meerdere units in één handeling aan.
**De twee vinkjes bij BAG-id**
Bij het aanmaken van de reeks treft u twee vinkjes aan die het aanmaken van de reeks vereenvoudigen. Staat het vinkje **Gegevens ophalen via BAG register** aan, dan wordt automatisch het adres en het BAG-id opgehaald. Naast deze gegevens wordt ook het Energielabel automatisch opgehaald (mits EP online API aan staat). Dit gebeurt voor de gehele reeks. Heeft u ook nog het vinkje **Unit alleen aanmaken indien gegevens gevonden** aan staan, dan worden alleen de units aangemaakt die op basis van postcode, huisnummer en eventuele toevoeging gevonden worden in het BAG register. Zo worden niet bestaande huisnummers die wel binnen de reeks zouden vallen, maar niet in het BAG register staan, ook niet aangemaakt.
Door een dubbelklik op de unit kunt u de aangemaakte unit verder aanvullen met gegevens.
**Handmatig een unit aanmaken**
Een andere manier voor het toevoegen van een unit is door te klikken op *Nieuwe unit.* U dient vervolgens zelf een unitnummer in te geven en daarna bij de unit de gegevens in te voeren. We raden aan om als unitnummer het huisnummer + eventuele toevoeging te gebruiken (voor huisnummer 9 dus 0009 of voor 9a dan 0009a). Op deze manier is een unitnummer makkelijker te herkennen, maar ook als u de koppeling met het BAG register aan heeft staan, wordt het adres, het BAG-id en het Energielabel automatisch opgehaald indien aanwezig.
Indien er meerdere adressen in het BAG register gevonden worden, kunt u een keuze maken welke unit u aan wilt maken. Met een dubbelklik op de juiste regel wordt de unit verder aangemaakt en wordt de Unitomschrijving, het Adres, het BAG-id, het bouwjaar, de oppervlakte en het eventuele Energielabel gevuld.
**Aanpassen en/of aanvullen aangemaakte unit(s)**
Uiteraard kunt u hierna de gegevens van de unit aanpassen en aanvullen. Dient u ook de huurlijsten aan uw bank aan te leveren in XBRL? Vergeet dan niet om ook gelijk de kadastrale gegevens compleet te maken, want deze zijn, naast het BAG-id, ook een verplicht veld in deze aanlevering.
> ℹ️ **Handig om te weten: **Het adres van de unit wordt eventueel overgenomen als vestigingsadres van de relatie, indien dit leeg is bij de relatie.
Op het tabblad **Indeling & m2*** *kunt u onder andere VvO (wordt automatisch overgenomen bij het huurcontract als **Gehuurd Oppervlak**) en BvO vastleggen. Mocht u ook de gedetailleerde puntentelling in willen geven voor een zelfstandige- of onzelfstandige woonruimte, dan kunt u deze conform de regelgeving invoeren op het tabblad **Puntentelling**. Raadpleeg voor de invoer van de puntentellingen deze instructie: [Puntentelling (WWS & WWSO)](https://informant-software.atlassian.net/wiki/spaces/externdoc/pages/101979687/Puntentellingen+WWS+WWSO).
> ⚠️ **Let op:** indien u gebruik wilt maken van de puntentelling is de WOZ-waarde nodig.
Zodra u op het tabblad **Financieel*** *bij de unit zit, dan kunt op het tabblad **Waarde** de *WOZ*-*waarde* toevoegen, maar ook waardes, zoals *Taxatiewaarde, Marktconforme huurwaarde, Theoretische huurwaarde,* etc.** **