"De Informant" Nr 4-2006

Eind december is een goed tijdstip om even terug te kijken. We zijn dit jaar behoorlijk druk geweest met het uitbrengen van onze nieuwe versie. Vooral het al dan niet doorgaan van het voorgestelde nieuwe huurbeleid heeft ons hierbij parten gespeeld. Ook hierover meer in deze nieuwsbrief. Vele wijzigingen, aanpassingen en tests zijn de revue gepasseerd alvorens we afgelopen maand de eerste uitleveringen hebben gedaan. De komende maanden zullen alle klanten de nieuwe versie ontvangen. Mocht u met voorrang deze versie willen ontvangen, laat het ons weten dan passen we de planning daar op aan.

Tevens hebben we afgelopen jaar het nodige aan onze uitstraling veranderd. Dat zult u onder meer zien als u met de nieuwe versie gaat werken, maar ook aan zaken als advertenties, informatiemateriaal en de uitlevering van de software. Blij zijn we met het feit dat we dit jaar onze nieuwe website hebben gelanceerd. We krijgen daarop veel positieve reacties en de nodige informatieaanvragen.

Verder investeren we als altijd veel in productontwikkeling. Zo zullen in 2007 eindelijk de nieuwe producten Informant CRM en Informant Webcomponents worden gelanceerd. Met Informant CRM wordt ook de vraag- en aanbodmarkt en kantoorautomatisering ondersteund en met Webcomponents kunt u externe partijen inzicht geven in gegevens uit uw Informant database. Denk bijvoorbeeld aan informatie voor uw beleggers of uw VvE’s. Daarnaast zullen we in 2007 Informant versie 6.10 uitbrengen met documentbeheer als voornaamste toevoeging.

Waar gewerkt wordt, worden ook fouten gemaakt. Dus ook binnen onze organisatie. Niets menselijks is ons immers vreemd. Heeft u opmerkingen, kritiek of suggesties? Laat het ons weten. Wij staan open voor uw input en zullen er ook komend jaar alles aan doen om u optimaal van dienst te zijn. Rest mij om u namens alle medewerkers hele gezellige kerstdagen te wensen, een feestelijk jaarwisseling en alle goeds voor 2007.

Informant versie 6.05 is klaar! Informant 6.05 is gelukkig eindelijk vrijgegeven. We zaten vooral met het nieuw voorgestelde huurbeleid in ons maag. Om u deze tijdig te kunnen leveren, was deze al volledig in de software verwerkt. De wetgeving was echter nog niet door de eerste en de tweede kamer. Uitlevering zou dus betekenen dat onze software niet aan de geldende wetgeving voldeed. Omdat de besluitvorming uiteindelijk te lang duurde, hebben wij in augustus besloten alles er weer uit te halen en de software terug te bouwen naar de huidige wetgeving. Anders zou het nog langer duren voordat we u de nieuwe functionaliteit konden bieden.

Door de recente beslissing van de tweede kamer is dit achteraf gezien geen verkeerde beslissing geweest. Informant 6.05 is er nu en is op zo’n 330 punten verbeterd! Er is veel nieuwe functionaliteit toegevoegd, zowel op het gebied van huurbeheer als VvE management, waar u uw voordeel mee kunt doen.

Omdat het werkelijk zonde zou zijn als u door tijdgebrek niet de nieuwe functionaliteit in gebruik zou nemen, wijzen wij u wellicht ten overvloede op onze optimalisatiesessie. Dit is onze manier om u zo goed mogelijk te helpen bij het in gebruik nemen van een nieuwe versie.
Meer hierover leest u op http://www.informant.nl/diensten/optimalisatie.
Laat ons u helpen het optimale rendement uit uw vastgoedmanagement software te halen!

De eerste kamer heeft dinsdag 5 december de wetsvoorstellen voor het nieuwe huurbeleid en de betaalbaarheidsheffing voor verhuurders controversieel verklaard. Deze beslissing betekent dat het nieuwe huurbeleid en de betaalbaarheidsheffing in ieder geval niet per 1 januari 2007 worden ingevoerd. De toekomst van het huurbeleid wordt één van de onderwerpen die in de komende kabinetsformatie een rol gaan spelen. Het werk dat wij hebben gedaan om onze software voor dit huurbeleid aan te passen is vooralsnog helaas voor niets geweest. Vooralsnog blijft de “oude” wetgeving dus gewoon van kracht.

Wij zullen de besluitvorming nauwkeurig volgen om te kijken of er alsnog wijzigingen komen, waarvoor wij de software zouden moeten aanpassen. Gezien de recente ontwikkelingen verwachten wij hier op korte termijn niet zo veel van.

Wat doet u met de jaarovergang in Informant?
Vooral van nieuwe klanten krijgen wij jaarlijks rond deze tijd vragen die allemaal te maken hebben met de jaarovergang. Vanuit hun oude software zijn ze gewend om boekjaren te moeten openen en/of bepaalde handelingen te moeten uitvoeren. Dat gaat in Informant gelukkig makkelijker. Om u te helpen, hebben we de meest gestelde vragen op een rijtje gezet.

Vraag: Moet ik een boekjaar afsluiten om in het nieuwe jaar dingen te doen?
Nee, u hoeft geen boekjaren af te sluiten. U kunt rustig in december de maand januari al prolongeren. U mag betalingen op dagafschriften in december afboeken op vorderingen die in januari zijn geboekt. In januari kunt u de dagafschriften van januari inboeken en hierbij zowel posten uit het vorige jaar als het nieuwe jaar afboeken. Van de balansposten huurdersdebiteuren, eigenaardebiteuren, exploitatiekosten, servicekosten, stookkosten, “gewone” debiteuren en crediteuren kunnen achteraf altijd op de eindbalans aansluitende specificaties worden afgedrukt. En het oude jaar kunt u afsluiten -op slot zetten zou een beter woord zijn- op ieder moment dat het u uitkomt en u liever niet meer heeft dat er in het oude jaar wordt geboekt.

Vraag: Moet ik een nieuw boekjaar openen om dingen te doen?
Nee, zoals in het bovenstaande al is omschreven, hoeft u niets te doen met de jaarovergang. Rustig doorwerken is ons advies.

Vraag: Waarom sluit de subadministratie debiteuren in 2007 niet aan op het grootboek?
Waarschijnlijk is het saldo van de debiteuren op de beginbalans niet correct. Uw subadministratie debiteuren (welke dan ook) geeft het totale openstaande saldo aan van alle facturen, ongeacht of facturen of betalingen in het nieuwe jaar of het vorige jaar zijn geboekt. Als u het eindsaldo van de debiteuren van 2006 niet op de beginbalans zet van 2007, dan geeft het grootboek alleen maar de in 2007 geboekte facturen en betalingen weer en sluit dit niet aan op de subadministratie. De beginbalans kunt u muteren in de Financiële Administratie -> Grootboek -> Beginbalans -> Muteren. U kunt ook, indien gewenst, de totale eindbalans van 2006 over laten nemen op de beginbalans van 2007 met het programma Grootboek -> Beginbalans -> Berekenen.

Vraag: Kan ik de openstaande posten van de huurders/crediteuren/debiteuren t/m december 2006 zien, ook al is/zijn deze in 2007 betaald?
Ja, bij deze programma’s heeft u op het selectiescherm (van tot en met nummer, etc) een rubriek “Boekingen negeren na periode”. Indien u hier 2006-12 invult, worden alle boekingen die na deze periode zijn gemaakt (vorderingen én betalingen) uit deze overzichten gefilterd. Hierdoor heeft u altijd een op de eindbalans (maar dus ook op iedere andere periode) aansluitende subadministratie.

Vraag: Ik ben nog niet gewend aan het nieuwe jaar en heb bij de prolongatie van januari 2007 per ongeluk als boekdatum 01-01-2006 ingegeven.
Geen probleem. Ga in de Financiële Administratie naar Grootboek-> Boekingen -> Muteren en selecteer in het betreffende dagboek het boekstuk van de prolongatie. Hierbij kunt u de datum gewoon veranderen. Alle onderliggende boekingen, ook de aangemaakte vorderingen worden vervolgens aangepast. Op de huurder- of eigenarenkaart heeft de vordering dan direct de juiste datum, in verband met aanmaningen e.d. Overigens hiervoor nog een tip: bij de algemene instellingen van de Financiële Administratie is een vinkje “Waarschuwen datum niet in periode”. Als dit vinkje aanstaat, dan wordt een waarschuwing gegeven als de ingegeven datum niet in de huidige periode valt. Zo kan de fout wellicht worden voorkomen!

Vraag: Waarom wordt op veel schermen als reeds ingevulde (default) waarde nog steeds het jaar 2006 gegeven in plaats van 2007?
In de menukeuze Financiële Administratie -> Bestand -> Instellingen -> Algemeen is een rubriek “Huidig boekjaar”. Het hier ingegeven jaar wordt op de meeste schermen als standaard waarde ingevuld. Dit omdat men in de eerste dagen en soms weken van januari nog hoofdzakelijk werkt in het vorige jaar. Wanneer dit niet meer het geval is kunt u eenvoudig het nieuwe jaar invullen in deze rubriek.

Veel succes!

Wilt u onze nieuwsbrief niet meer ontvangen stuur dan een email naar: afmelden@informant.nl